A teljes kép az ERP csere költségekről
Miért nem hagyhatod figyelmen kívül a TCO-t a vállalatirányítás rendszer cserénél?
A TCO számítás rendkívül fontos, hogy a megfelelő eszközt válasszuk ki.
Milyen különféle költségek merülhetnek fel, és mire érdemes figyelni az egyes költségtételek kapcsán?
1.
2.
Implementációs költségek: Ide tartoznak az új rendszer telepítésével és bevezetésével kapcsolatos költségek, mint például a szoftver konfigurálása, paraméterezése, beállítása és felhasználói oktatás. Külön kiemelendő az adatok betöltésének költsége is: az előző rendszerből az új rendszerbe kell tölteni az adatokat, hogy zökkenőmentes legyen az átállás (pl. cikktörzs, ügyféltörzs). Itt egyrészt várható az előző rendszer üzemeltetőjének adatkinyerési költsége, ami gyakran elég magas, mivel már nincs érdekében a hosszú távú kapcsolat megtartása, valamint az új rendszerbe való adatbetöltési költség.
3.
Fejlesztési, testreszabási költségek: Az ERP-rendszer testreszabása a vállalat egyedi igényeihez és folyamataihoz. Ez lehet szoftverfejlesztés, egyedi modulok vagy egyéb módosítások, amelyek növelhetik az implementációs költségeket. Fontos minimalizálni az ilyen költségeket, csak az olyan fejlesztési igényeket érdemes megfontolni, ami konkrét üzleti előnyt jelent a piacon.
4.
5.
Belső, rejtett költségek: A cég a bevezetés során jelentősen égeti a belső erőforrásokat – meg kell tervezni az új folyamatokat, meg kell ismerni és megtanulni az új rendszer rendszert. Ami ki szokott maradni a tervezésből, az az adatok előző rendszerből történő előkészítése és tisztítása is rendkívül sok időt emészt fel a megrendelőtől – sokszor például a cikktörzsünk már régóta duplikációkkal és kivezetendő cikkszámokkal van teli. Ezt a munkát még a bevezetés előtt jó elvégezni.
Mindemellett az oktatás kulcskérdés és fontos a megközelítés – hogy ad ajánlatot a szállító? Train the trainer koncepciót alkalmaz? Ez azt jelenti, hogy a szállító a kulcsfelhasználókat képezi ki, de a tényleges oktatás nálunk van. A kulcsfelhasználók különösen értékes erőforrása a cégnek és sokba kerül nekünk, ha ők foglalkoznak ezzel. (Kulcsfelhasználó pl. a beszerzés felelős, sales vagy gyártás felelős).
Az ő felkészülési idejük, maga az oktatás és az utána érkező összes felhasználói és szállítói kérdés kezelése is hozzájuk szokott befutni. Nemcsak a bevezetés időszakában, hanem az azt követő napi működés során is.
Meghatározó lépés volt számunkra, hogy elkezdtünk dolgozni Tamással. Az első közös projektünk egy vállalatirányítási rendszer kivezetése volt, amit profin menedzselt, a megbeszéltek szerint, flottul ment a kilépés. Azóta folyamatosan dolgozunk együtt kisebb-nagyobb feladatokon. Azt gondolom, hogy abszolút hiánypótló szolgáltatást kaptunk. Kár, hogy nem korábban ismerkedtünk meg, sok millió forintot spóroltunk volna, ha a segítségével választunk (vagy éppen nem választunk) válllaltirányítási rendszert. Cégvezetőként egyszerűen képtelenség eligazodni az IT szerteágazó világában, a különböző szolgáltatók marketing munkája pedig csak fokozza az átláthatatlanságot. Szinte szerencsejátékhoz hasonló esélyekkel indul ma, aki a megfelelő és objektív támogatás nélkül választ IT szolgáltatást. Tamás a Közvetítő, aki ismeri szolgáltatásokat, lehetőségeket, megismeri és megérti a problémákat, és a valóban hatékony megoldást tudja bemutatni, bevezetni.
Horváth-Czinger György Tulajdonos, ügyvezető; KreaTherm Kft.